Perché è importante il Controllo di Gestione?

Così come durante un viaggio in auto, per le aziende di oggi è diventato indispensabile avere un "navigatore stradale", uno strumento reale e concreto che indichi la strada da percorrere per seguire gli obiettivi operativi aziendali e che, adeguandosi ad eventuali accadimenti, ricalcoli il percorso e proponga dei modi alternativi e delle strategie per ottenere il successo.

Se si esegue un confronto con l'andamento del mercato di qualche anno fa, ora risulta molto evidente come l’operatività di un’azienda sia sottoposta ad un’ulteriore pressione causata da una regressione della domanda rispetto all’offerta, che porta ad una selezione naturale che minaccia la sopravvivenza dell’azienda stessa.

Evitare "l’implosione” di un'azienda significa combattere l’assenza di tempo, conoscenze e risorse, problematica all'ordine del giorno nelle realtà aziendali dove mancano i mezzi e le persone che si occupino delle sottili logiche alla base della selezione e di analisi dei dati.

In questo panorama diventa quindi indispensabile dotarsi degli strumenti giusti che aiutino ad avere tutti quei dati esatti per creare dei vantaggi rispetto alla concorrenza, che diano il controllo direzionale necessario a valutare con precisione l’andamento aziendale e consentano infine l’aumento dei profitti.

In che direzione sta andando l'azienda? Com'è possibile sapere in anticipo come si chiuderà l’anno e se ci saranno problemi di liquidità?

Da un’analisi del sistema informativo-contabile presente in azienda, indispensabile per rilevare e prevedere i diversi fatti economici, è possibile prendere le decisioni in modo da ottenere gli obiettivi prefissati in fase di pianificazione. Contabilità Generale, Contabilità Analitica (o contabilità dei costi), Business Plan e la sua articolazione nel budget annuale sono gli strumenti fondamentali per la direzione ed il management dell’azienda.

Qui è dove nasce il principale problema, ossia correlare dati di diversa natura provenienti dalla contabilità e, parallelamente, dalle vendite e commesse.

La differente origine dei flussi ha bisogno quindi di un sistema di quadratura dei dati, un trait d’union fra i due treni di informazioni; un “braccio armato” che raccolga queste logiche operative, le riclassifichi e le analizzi in tempo reale creando così un’istantanea coerente e rappresentativa dell’azienda.

L'azienda è redditizia? Quanto margine si ha mediamente? Che sconto massimo si può fare ad un cliente che lo richiede?

La riclassificazione delle informazioni, attraverso un sistema che integri al suo interno i flussi derivanti dalla contabilità e dalle vendite, permette di determinare con precisione e chiarezza il margine minimo esatto da tenere nelle vendite per ottenere un guadagno. Utilizzare uno strumento di quadratura dà una visione d’insieme delle informazioni, creando una fotografia dell’azienda e permettendo di attuare azioni correttive basate sui reali accadimenti.

Quando viene creato un preventivo, di quanto bisogna ricaricare i prodotti per essere sicuri di guadagnare? Che sconto è possibile applicare?

In base alla logica descritta, creare dei criteri di ripartizione delle voci di costo e ricavo con un margine d’errore minimo, permette di avere nelle proprie mani l’esatta percentuale di ricarico da applicare in fase di preventivazione.

Fra i vari prodotti/commesse/linee di business quali sono quelli che portano maggior guadagno e quali invece causano una perdita e per quale motivo?

La contabilità analitica fatta seguendo le logiche di ripartizione dei costi ed un piano dei conti strutturato stratificando tutte le voci è sicuramente un processo indispensabile per avere, sia pure in modo grossolano, il polso dell’azienda. L’imprecisione dei dati dipende grandemente da un’asimmetria temporale delle informazioni, che deriva dal correlare dati basati su scale temporali differenti, ossia il bilancio chiuso nell’anno precedente ed i dati parziali riferiti tipicamente al trimestre in corso.

I costi Indiretti, in quanto tali, sono fissi e non proporzionali all’andamento delle vendite, ma legati unicamente a modifiche strutturali dell’azienda stessa; ne consegue che utilizzare i dati dell’anno concluso come base certa per il calcolo previsionale dell’anno in corso non consente di avere informazioni precise. Dotarsi di uno strumento che integri le due basi temporali seguendo una specifica logica di calcolo percentuale è ciò che permette di sviluppare una proiezione accurata dell’andamento aziendale.

Implementare infatti il bilancio chiuso, ripartendo mensilmente i costi e sovrapponendoli con i dati dell’anno in corso, consente di avere accesso ad una contabilità analitica automatica, che aiuta concretamente a monitorare lo stato di redditività delle linee di business attraverso una proiezione realistica della restante parte dell’anno.

Quali sono i costi orari delle lavorazioni divisi per reparto?

All’interno di un’azienda di produzione difficilmente è possibile avere costi sempre aggiornati ed in tempo reale. Soprattutto nelle realtà del settore metalmeccanico, sovrastimare o sottostimare il prezzo di un prodotto in base al costo di lavorazione può mettere un’azienda fuori mercato o ridurla in perdita. Per ricavare in maniera concreta il costo orario di lavorazione, è necessario considerare attentamente tutti i costi da far rientrare nel calcolo (materiali, stipendi degli operai, lavorazioni esterne, ammortamenti dei macchinari, manutenzioni ordinarie e straordinarie, attrezzature, ecc.), creando un corpus di informazioni da cui è possibile estrapolare in proiezione i costi di reparto precisi.

Nel mercato odierno che richiede elevato dinamismo, dove si devono operare scelte strategiche per la vita azienda, avere a disposizione uno strumento che permetta di arrivare in pochissimo tempo alla generazione dei costi, in modo da averli sempre aggiornati e perfettamente in linea, non è più utile ma fondamentale.

I costi aziendali si mantengono costanti o stanno aumentando?

È possibile effettuare un monitoraggio continuo sui costi aziendali disponendo di un sistema di imputazione e di controllo dei costi, ponendo in evidenza quando questi crescono andando oltre il previsto. Questo permette di gestire in modo più consapevole l’azienda, programmare le attività e supervisionare lo stato di avanzamento, verificare l’efficienza e soprattutto prendere le decisioni in modo razionale e ponderato.

I costi aziendali sono realmente sotto controllo?

Un facile errore è calcolare il prezzo di vendita ignorando i costi fissi che incidono sulla formazione del costo totale del prodotto in modo “invisibile”. Individuare i costi fissi ed i costi variabili, i costi diretti e quelli indiretti, consente di prendere decisioni operative che tengano realmente conto di tutti i costi che l’azienda sostiene. Operare con questa conoscenza permette, di conseguenza, una corretta determinazione del prezzo di vendita, della scontistica applicabile e, infine, un aumento dei guadagni complessivi.

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